pengantar sistem informasi berbasis komputer

Pengantar Sistem Informasi
Berbasis Komputer

 TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) :
Setelah mempelajari modul ke-1, mahaiswa diharapkan mampu :
•
Menjelaskan jenis-jenis sumberdaya utama yang tersedia pada suatu
organisasi/perusahaan.
•
Menjelaskan pentingnya pengelolaan informasi.
•
Menjelaskan perkembangan teknologi informasi (TI).
•
Menunjukkan pengguna dan pelaku sistem informasi (SI).
•
Menjelaskan tingkatan manajemen dan hubungannya dengan informasi;
•
Menjelaskan tugas dan peran dari seorang manajer.
•
Menjelaskan pengertian sistem.
•
Menjelaskan perbedaan antara data dan informasi.
•
Menjelaskan perkembangan SI berbasis komputer (Computer Based
Information Sistems – CBIS) dan komponen-komponennya.
•
Menjelaskan pengembangan CBIS

 1. MANAJEMEN INFORMASI

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut.
Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang.
Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.
 Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :
•
Manusia
•
Material
•
Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
•
Uang

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer
adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan
secara efektif.

Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
•
Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan
dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
•
Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
•
Sumberdaya harus selalu diperbaharui

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh

informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat,
disebut sebagai manajemen informasi.

Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :
Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
•

Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
•

Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
•

Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM),closed
circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
•

Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
•

Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.
 2. PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
•
Manajer
•
Non-manajer
•Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen,
yaitu :
•
Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)

Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
•
Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)

Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
•
Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)

Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.
Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer (Henry Mintzberg : Managerial roles) :
•
Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :

Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;

Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan
melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi

Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di
luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan
masalah-masalah yang ada.
•
Informational roles (aktivitas informasi) :

Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;

Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada
orang lain di dalam unitnya;

Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga
kepada orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.
•
Decisional roles (aktvitas keputusan) :

Entrepreneur(wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang
cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;

Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada
kejadian-kejadian tidak terduga;

Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan
pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit
bawahannya;

Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di
dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.
Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian
banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :
1.Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.
2.Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan.